UA
EN RU
Поделиться

Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ) официально классифицировала вспышку коронавируса (COVID-19) как пандемию, что означает одновременное ускорение распространения инфекции во многих странах. Для украинских технологических компаний инфраструктура и политика, необходимые для удаленной работы уже существуют, и сотрудники уже готовы к переходу — их рабочая среда привязана к лэптопам и приложениями-трекерами.

Однако для малого и среднего бизнеса ситуация, скорее всего, будет совсем другой. Удаленная работа, вероятно, была ограничена несколькими специалистами и распространялась на все рабочие процессы. Личные встречи-брейнштормы, подписания договоров с подрядчиками, активности для построения команды — все упирается в оффлайн. Во многих сферах у работников персональные компьютеры, а не ноутбуки. 

Можно рассмотреть на примере образования переход на удаленку. Университеты уже какое-то время предлагают дистанционное обучение как функцию, в то время как школы зависят от персонала и учеников, которые должны учиться оффлайн.

Разделение организации на несколько групп с различными требованиями и удовлетворение потребностей каждой из них для реализации перехода — работающий подход в сложных условиях. На примере образования мы видим, что есть студенты (клиенты), преподаватели факультета, администрация и операционный отдел. Школа не может работать без учеников, учителям нужны средства виртуальной конференц-связи, а командам администраторов нужен доступ к сети. Операционный отдел в удаленном формате не нужен — нет здания, не требуется его обслуживать.

Для комфортной и продуктивной работы всем удаленным работникам нужны:

  • Компьютер;
  • Хорошее подключение к интернету;
  • Приложения для чата и конференций;
  • Выделенное рабочее пространство (предпочтительно);
  • Опционально телефон;
  • Самомотивация и дисциплина;
  • Налаженный режим.

Телефон не является обязательным, может и не понадобится. В большинство приложений чатов включена опция звонка. Потребность в телефоне может быть бизнес-требованием для продажников и других специалистов, которые и в обычное время много времени проводили с этим инструментом.

Важно отметить, что компаниям и организациям также необходимо подготовить себя и своих сотрудников к возросшим рискам кибербезопасности, связанным с удаленной работой. Каковы некоторые из проблем, которые могут потребоваться решить?

Физическая безопасность устройств и данных компании

Корпоративные устройства защищают такие меры предосторожности

  1. Полное шифрование диска гарантирует, что даже если устройство попадет в чужие руки, данные компании будут недоступны.
  2. Выход из системы, когда она не используется — как дома, так и в общественных местах. Так любознательный ребенок, случайно не отправит не тот имейл боссу или клиенту.
  3. Надежная политика паролей — вводите пароли при загрузке, устанавливайте таймауты бездействия.

Что происходит дома

Домашние устройства сотрудников стоит проверить, обновлено ли по до последних версий, не могут ли третьи лица подключается к домашней сети, есть ли в доме голосовые помощники, надежные ли на них пароли.

Доступ к сети и системам компании

Удаленным сотрудникам потребуются самые разные доступы. Если вы уже закрылись на карантин не подготовившись, то нужно понять, каким сотрудникам нужны какие доступы и обеспечить их предоставление. Иначе сотрудники сами будут требовать открыть доступы и слышать в ответ “а вам зачем”. 

  • Выясните, нужен ли сотруднику доступ к локальной сети компании, или достаточно доступа к облачным службам и электронной почте.
  • Определите, кто выдает доступы, чтобы люди знали к кому обращаться.
  • Обозначьте в каких приложениях и облаках работают люди, чтобы не оказалось, что кто-то не знает про новые программы.
  • Предоставьте доступ к чатам, видео и конференц-системам, чтобы сотрудники могли общаться друг с другом. Это обеспечивает необходимые инструменты производительности и помогает сотрудникам оставаться на связи со своими коллегами.

В условиях стресса, которым сопровождается нынешний переход на удаленку важно сохранить командный дух и чувство общности. Выделите в чатах ветку, где сотрудники смогут пофлудить и обменяться последними мемами. Представим, что эта ветка — виртуальный офисный кулер.

  • Мы в altRecipe создали аккаунт в Discord и под каждый из проектов сделали отдельную комнату. В Дискорд открыт в фоновом режиме у всех сотрудников в течение рабочего дня. Микрофон включен только у проджект-менеджеров, если они что-то говорят, участники проекта слышат, могут включить свой микрофон и обсудить задачу / проблему.

Поддержка и антикризисное управление

Помимо технологий и функциональных процессов, для эффективной удаленной работы нужно учесть и другие факторы

  1. Общение. Подумайте о групповых созвонах раз в день, информируйте людей о состоянии дел и дайте всем возможность поделиться опытом и проблемами.
  2. Отзывчивость. Удаленная работа — это не то же самое, что работа в офисе. Установите четкие инструкции относительно того, как быстро удаленный работник должен отвечать на запрос в зависимости от типа связи, электронной почты, слабого доступа, приглашений в календарь и т. д. Но не пытайтесь забрать у сотрудников личное время.
  3. Отчетность — менеджерам необходимо внедрить процедуры, позволяющие определить, выполняют ли работники свою работу: обязательные групповые встречи, совместная работа в команде, ежедневные / еженедельные / ежемесячные отчеты могут быть опцией. Мы в компании аботаем по спринтам, и обсуждаем выполненные задачи за отрезок времени. Видеть, чем занимался сотрудник позволяет любой таск-менеджер. У нас это ClickUp. Другие опции — Asana, Bitrix24, Trello, выбрать можно по бюджету и сфере.
  4. График работы — Согласуйте метод синхронного включения в работу и ее окончания, даже если это пожелание доброго утра. Мы решили, что менеджеры созваниваются с командой два раза в день, утром в 11 и вечером в 6 для обсуждения задач и результатов дня. 
  5. Здоровье и безопасность. Сотрудникам может потребоваться помощь с домашним рабочим местом. Например, офисная клавиатура или стул. Если есть возможность выдать их под честное слово или подпись — предложите это сотрудникам.
  6. Техническая поддержка — распространите контактную информацию: все удаленные работники должны знать, как при необходимости получить помощь.
  7. Социализация — собирайте удаленных работников виртуально. Социальное взаимодействие является важной частью мотивации и повышает производительность. Рассмотрите схему с наличием наставника, чтобы каждый сотрудник мог решать возникшие проблемы, просить совета.
  8. Доступность — Установите виртуальную политику открытых дверей. Убедитесь, что люди доступны их легко вовлечь.

Не ожидайте, что все сотрудники могут перейти на удаленную работу эффективно, без малейшей помощи или руководства. Дом не офис, и им может понадобиться значительная помощь для адаптации.

Оставайтесь в безопасности и будьте здоровы! Помощь с настройкой удаленной работы предоставит altRecipe. Свяжитесь с нами и расскажите, на какой стадии ваш бизнес застал коронавирус. Мы предложим варианты по наименее болезненному переходу в онлайн.

Обговорити проект

Розробка мобільних ігор під IOS і Android

Розробка мобільних ігор на замовлення.

Створення фітнес-додатків (додатки для занять спортом)

Разработка додатків для заняття спортом.

Розробка маркетплейсів

Створення торгових платформ-посередників.

Є питання? Зв'яжіться з нами

Напишіть

[email protected]

Подзвоніть

+380 (63) 641 21 65
Залишились питання?